起初我们能接触到录音电话一般都是在工商界场合，或者警务人士执法场合，它主要用于取证跟踪、数据录入，它的使用主要是方便记录通话内容，操作过程和普通录音机差不多，必须有人看管才能够使用，是人工的而非自动的，不过近年来又出了自动录音电话，很快又取代了传统人工录音电话机。
     主人出门时，按下自动应答开关，当话机接收到呼叫信号后，延时10-20秒，即可触发自动应答和来电录音电路，自动应答并录下来话人的信息。这就使磁带式录音电话机从开端就进入了很多家庭。以后又呈现了双卡式、遥控式、磁带录音电话、数字录音电话、闪存录音电话、USB电话录音系统等多种款式的录音电话机。来电铃声可设置外响或内响，内响时将铃声送入耳机，内响铃可设置为音乐铃声。通话音量大小可调节，支持软电话功能，可将电话耳机作为电脑耳机，实现网络电话的通话功能。多账号管理功能：支持多账号登陆和管理功能，每个账号的录音文件有独立列表和存储文件夹，并且只能在登陆后才能查询、导入和导出进行备份。
     自动数字录音电话已全然超越了老式磁带录音电话。2015年市场上的品牌数字录音电话更为畅销，现在很多400电话办理的时候,也被办公者重点强调了电话录音的功能，看来录音电话也正逐渐向多功能、智能化方向开展，未来势必会开拓全新的办公天地。