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企业传真服务器系统

        随着现代办公的发展和计算机成本的快速降低,电脑在办公和商务中的应用非常普遍,人们的沟通方式也发生着改变。社会和工作中的各种信息和资料已逐步实现电子化,利用计算机进行电子化的处理,使信息和数据的编辑、查找、存储、传送变得更快捷、更经济。但普通的传真机仍然沿用着传统模式——“纸进纸出”,信息交换的方式仍然是通过纸张这一原始的介质,从而造成大量的纸张浪费、效率低下、信息失真、管理不便。这一现象已经严重影响到整个办公运作的效率,与现代的电脑办公发展趋势格格不入。 现如今网络和各种办公软件都得到了广泛地应用,但是传真还是一种未被集中管理起来的资源,企业使用多种型号的传真机发送和接收传真。安装在不同部门的传真资源如果不能得到均衡地配置和使用,那么就会带来管理上的混乱。传真的保存、查找、备份、共享、耗材等问题越来越困扰传真机用户。VAA呼叫中心技术根据市场需求,开发出新一代VAA无纸化传真系统。
        大家都知道,快捷的信息传递是掌握市场先机的重要手段。即使在如今e-Mail、短信风行的现代社会,传真作为一种能同时传送图像与文字的通信手段,因为实时传输、操作方便、设备简单、安全可靠等优点,被广泛地应用,成为当代企事业依赖的通信工具。然而,随着科学技术的发展,企事业之间信息越来越频繁传递,各种信息的双向交流越来越普遍,使用传真机面临着许多问题,例如:
    1、拨了许多次号码,对方的传真机总是占线。
    2、财务经理抱怨收到的传真太模糊。
    3、来自美国的重要传真往往在夜晚到达。
    4、几百上千份订货会邀请函要手动即时传真到客商手中。
    5、主管想要统计各部门的传真业务量,缺少统计工具。
    6、业务员在排队等候发送传真的时候客户就已经有了另外的选择,效率太低。
    7、部门的同事抱怨计算机里的文件需要先打印出来然后传真(刚好打印机又出了故障),不方便。
    8、各部门的收发传真都要跑到其他部门,或者常常需要麻烦其他同事把传真送过来。
    9、千辛万苦找回一年前的传真时,却发现传真已经发黄,字迹模糊,看不清。
        这一切问题,都可以通过传真服务器来解决。做到传真的无纸化、电子化、数字化、网络化。市场统计,很多公司正转向基于软件的解决方案。使用传真服务器来管理他们的传真流量已经成为越来越多的公司的明智之选。
        基于目前企事业单位的传真机应用现状,VAA解决方案可广泛应用于政府、金融、通信、物流、贸易、旅游、制造等有大量传真业务的行业,也可用于专业的CTI领域。 
        VAA(自动传真系统)是利用计算机实现对传真的自动接收、发送、自动分发、分类管理、备份管理的一整套系统,是实现传真系统无纸化的最佳途径。用户只需要在电脑上就可以全部完成传真的收发、回复、管理、签章、批注、统计、编辑等操作。VAA传真系统能根据用户虚拟分机号码,将传真自动分发到收件人的电脑,无须等待,无须到前台去查找,传真直接发到办公桌面,也可将传真发送到电子邮箱,在任何地方都能收到传真。拥有VAA传真系统,发传真就好像打印文件或者发Email同样简单方便,只要是能打印的电子文档,都能通过VAA传真出去。无须打印、排队,方便快捷,是企事业单位最佳的无纸化传真解决方案。VAA采用国内质量最佳的语音设备,高效、快捷、稳定。

主要功能如下:
    1、发送传真 
    从VAA Client,Web Client发出的传真请求通过发送传真的过程。 
    ● 自动定时发送传真功能:可根据客户端指定的时间发送传真。用户可以选择传真线路比较空闲的时间或电话费用优惠的时间段发送传真;定时发送功能可以解决发送国际传真的时差问题。 
    ● 传真自动群发功能:一次操作就可将内容相同的传真文件发给许多不同的地方,在发送传真时指定多个或一组联系人作为传真接收人,就可实现传真群发。
    ● 传真失败自动重发: 保证每一个传真都能成功,及时的发送到目的地。如果因对方占线,无人接听而导致的传真失败,系统可以自动重发。 
    ● 取消待发传真功能:如果这个传真还处在待发状态,用户可以取消自己提交的发送传真任务。
● 内部发送传真功能:直接将传真发给公司内部的其他员工,无须经过电话线路,无须手动打印发送。
    ● 内部转发传真:将接收到的传真文件转发给公司内部的其他人员,无须经过电话线路、无须手动打印发送。
    ● 失败自动重发功能:线路繁忙或意外故障时系统将尝试多次重拨,当重拨数达到指定次数3次或多次(重发次数可设置)时,系统将会停止发送以免影响其他传真的正常发送。
    2、接收传真 
    可将接收到的传真自动分发到员工传真信箱。存放在公共信箱中的传真是经过专门的分发人员预览后转发给相应的接收人。
   接收人可以通过VAA Client,Web Client接收和查看传真。
    ● 接收信箱中的传真:VAA Client,Web Client接收信箱里的传真,可以浏览传真内容,还可以编辑传真主题。
    ● 查看及转发传真功能:可以方便地查看和编辑传真(如插入文本,加上批注,加盖印章等),发送或转发给他人。
    ● 接收到的传真自动打印功能:VAA将接收到的属于公共信箱中的传真可以自动发送到指定的打印机,打印出来作为硬拷贝以便保存。
    ● 自动发送回执功能:对于某些特殊的行业(如政府部门、保险等)VAA呼叫中心传真服务器自动回发可以有个性化的传真确认函。
    ● DTMF(Dual Tone Modulated Frequency双音多频)传真分发:发送者拨入VAA后根据语音提示,加拨传真分机号码,传真系统将根据传真虚拟分机号码把传真分发到相应收件人的个人收件箱内,并通报收件人。
    3、传真浏览和电子签章签名 
    传真浏览主要用来浏览接收和发送的传真文件,并可在发送和接收到的传真文件上进行电子签章签名。
    传真电子签章是指在传真图片上签名或加盖公章,签名或盖章都是通过权限来校验的。电子签章包括如下步骤:
    (1)上载图片
    (2)在适当的位置盖章
    (3)保存盖过章之后的文件
    4、来电显示支持功能 
    VAA支持来电显示,当传真线路开通来电显示功能后,系统会记录下每一份传真的来电号码,浏览传真时可看到。
    5、传真文档自动转换功能 
    VAA文档转换功能把用户要发送的文件转换成标准传真格式的文件。 
    VAA提供了自动转换方式:任何Windows程序产生的文件(如Word、Excel等),通过虚拟打印到Orient Printer,系统自动将文件转换成标准格式自动发送出去。
    6、VAA Viewer传真浏览器 
    VAA Client内置传真浏览器,发送或接收传真时可预览传真。也可使用VAA Viewer方便地查看和编辑传真。可对传真文件进行编辑(如插入文本,加上批注,加盖印章等)后发送或转发给他人。
    7、个性化的传真页眉功能 
    可以设置个性化的传真封面,传真服务器自动将传真封面及传真内容发送出去。传真封面可包含:公司名称,发送人、接收人、传真号码、发送日期以及相关信息。
    8、通讯簿管理功能 
    传真地址簿用来管理联系人信息,发送传真时,直接从地址簿中选择收件人信息;接收传真时,根据来电号码自动获取客户的相关信息。
    9、 Fax to Email 功能
    VAA可将接收到的传真转发到Email信箱,这样即使在公司以外的地方也可以收到传真。VAA能和现有Email邮件管理器结合在一起。 如果有一个SMTP/ POP3邮件服务器(如Lotus Notes、VPOP3、Sendmail 等),VAA就可以使用熟悉的Email工具如Outlook、foxmail、Notes Client等接收传真。
    10、支持提醒报警提示功能 
    当用户接收到传真后,系统可以通过立刻接收即时信息弹出提示窗口通知用户,当发送传真成功或者失败后,都可以提醒用户。
    11、Fax to SMS(可选)功能 
    如果在个人档案中记录了手机号码,当有新传真来到时,系统自动会发送一条短消息通知。
    12、语音功能 
    VAA充分利用语音功能提示用户接收传真和输入传真信箱号码。在发送传真时,如果对方是人工应答,系统可以自动播放语音提示,请求对方接收传真,从而提高传真的成功率。 
    VAA应答电话后,自动播放语音提示,请求输入传真信箱号码,以确认传真接收人。 
    13、IP发送传真功能 
    当在某条线路上设定了“17909”等号码后,如果发送的传真是长途号码,系统自动拨打IP电话来建立呼叫,这样省去了长途费用。
    14、Web Fax功能(可选) 
    VAA呼叫中心技术Web Fax客户端能够通过浏览器收发和管理传真文件。无论是在办公室, 家里, 或其他地方, 只需要在浏览器中输入传真服务器地址, 就可以登录访问已发送和接收到的传真。您可以尽情享受因特网和企业内部网带来的便利。
    Web Fax客户端与Fax Client具有同样的传真功能,使用非常方便,用户不需要安装传真客户端软件,通过Web浏览器就能完成传真收发,传真管理等。
    15、传真文件统一管理功能 
    VAA所有的传真文件不是以图片格式直接保存在硬盘目录下,而是以二进制的格式保存到数据库中,具有高可靠性、高安全性、不易受病毒的侵袭、不会误删除、不会让无关人员浏览,可以随时将数据库备份到其他硬盘或光盘中,很好的解决了将传真文件直接存放在硬盘中的不可靠性。
    VAA集中管理传真,企业内部员工共享传真信息成为可能,同事之间可以发送和转发传真。对于发送和接收的传真文件景讯传真服务器具有高可靠存档和快速检索的能力。可按日期、收件人、传真号码等多种方式查找权限范围内的传真文件。这样可以从大量的传真文件中立刻找到需要的传真文件。
    16、传真日志功能 
    VAA将接收和发送的传真详细信息记录在数据库中,客户端提供的传真查询统计功能供管理员了解公司的传真收发情况。
    17、传真计费功能
    计费模型定义
    可灵活地定制各种电话前缀的费率,作为后期费用统计的依据。
    统计费用
    根据使用者统计一个月内发送的传真的大致费用。
    18、传真确认书、自动语音通知功能
    语音通知功能VAA呼叫中心传真服务器的一个重要特点,可以对于某些比较重要的客户,传真系统向客户发送传真后,客户必须发送一份确认书到传真系统,如果传真系统在一段时间内没有收到确认书,系统会自动地拨打该客户的电话并语音通知他发确认书过来。
    还可以用来发布广告信息,您可以灵活地定制通知任务,功能更强大语音通知系统。
    19、传真自动回复FOD功能
    客户呼入系统根据语音提示获取自己所需要的传真内容,也可以通过输入传真文件代码来获取相关的传真页面。这些传真内容随时可以修改,传真系统自动会将修改过的传真页面发送给客户。
    20、报表统计功能
    根据选择的日期和传真状态(未发送、已发送、接收等)统计出相应的记录,并形成统计报表。
    21、传真实时监控功能 
    传真实时监控负责向客户端报告接收到传真的信息,当有新传真时,传真实时监控会自动提醒有几个新传真要接收,并提醒阅读,如果没有阅读,每隔一段时间就自动会提醒。
    22、多传真线路并发处理功能 
    采用智能线程调度技术,支持多条线路。当传真线路占线时,系统会自动寻找空闲传真线路来发送传真,多电话线路并发处理可同时处理大批量的传真。传真过程中再也不会有因线路繁忙而出现延误商机的情况发生,并可以分配不同线路执行收和发的任务。
    23、跨地域网络传真支持功能 
    可实现特有的跨地域网络传真:异地用户之间收发传真的费用等于本地用户之间收发传真的费用。
    24、断点续传功能 
    当有多页的传真发送时,如果意外中断,传真重发的时候可以在上次中断的位置继续发送,不会重复发送已经成功传真的部分。
    25、多传真合并发送功能 
    多传真合并发送是指当系统中有多份传真文件需传真给同一个号码的情况下,系统自动将多个文件合并成一个传真任务来发送,只需要一次拨号就能发送多分传真,不需要重复拨号。
    26、用户及权限管理功能 
    管理员可以添加、删除、编辑用户和部门,设置用户、部门密码及传真信箱。
    27、VAA server API 
    许多公司都希望直接将他们现有数据库里的数据通过可以传真系统直接发送出去,我们提供以下两种方式处理:
    ①、直接访问数据库方式:提供一个“数据预处理程序”, 此程序负责与crm或其他信息系统中的数据库通讯,从数据库中取出相关数据并生成txt、word、excel等格式文件插入传真系统的数据库中,由传真服务器通过“虚拟打印机”自动转换成传真文件向客户发送,最后将发送结果通过socket返回给crm或其他信息系统。
②、用户提供文件方式:用户自己将数据库里的数据生成txt、word、excel等文件格式,并保存在相应的文件夹中,之后由“数据预处理程序”实时将此文件夹中的文件插入到传真服务器的数据库中,最后将发送结果通过socket返回给crm或其他信息系统。
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